Office Manager

Objetivo del cargo:

Asegurar el funcionamiento eficiente y ordenado de la oficina, garantizando una experiencia positiva para colaboradores, clientes y visitantes. Su propósito es coordinar y supervisar los servicios, recursos e instalaciones, gestionar compras, proveedores y presupuestos, y brindar apoyo administrativo a la Gerencia General y demás áreas, asegurando que las operaciones diarias se desarrollen de manera fluida, segura y con altos estándares de calidad.

Funciones del cargo:

• Atender requerimientos de clientes internos y externos, visitas, proveedores y solicitudes diarias de Copec EMOAC.

• Gestionar viajes corporativos de forma integral: pasajes, alojamiento, transfer, transporte y arriendo de vehículos.

• Administrar proveedores, contratos y cotizaciones para insumos, eventos y otros servicios, incluyendo la búsqueda de nuevas alternativas y la coordinación de visitas técnicas.

• Gestionar solicitudes de compra mediante SOLPED, órdenes de compra, recepción y seguimiento de pagos, trabajando en conjunto con el área de Compras.

• Verificar el óptimo funcionamiento de la oficina y coordinar con la administración del edificio las mantenciones, reparaciones y solución de problemas técnicos.

• Coordinar con el personal de aseo, para cumplir con los estándares de limpieza y orden, el stock de insumos generales y la organización de la bodega de RR.HH.

• Apoyar la reserva de salas, módulos y estacionamientos, y la organización de reuniones, capacitaciones y eventos corporativos.

• Recepcionar, registrar y distribuir encomiendas, correspondencia y pedidos, y coordinar el envío de documentación mediante servicios de mensajería o motoboy.

• Mantener vigentes permisos, patentes y documentación corporativa, y actualizar en OneDrive contratos, órdenes de compra, facturas y respaldos.

• Gestionar el alta y la baja de accesos de colaboradores a la oficina, edificio, lonchera y otros servicios asociados, informando oportunamente a la recepción del edificio sobre ingresos y desvinculaciones.

• Realizar trámites bancarios, notariales y administrativos, y enviar a Gerencia de Personas el reporte mensual de gastos realizados.

• Brindar apoyo administrativo a la Gerencia General y a la Gerencia de Personas.

Lo que te ofrecemos:

• Seguro complementario de salud, para brindarte mayor tranquilidad y bienestar a ti y tu familia.

• Seguro de vida, porque nos preocupamos por la seguridad y protección de nuestros colaboradores.

• Bono por desempeño, que reconoce y premia el compromiso, los resultados y la contribución al negocio.

• Reajuste por IPC dos veces al año, resguardando el poder adquisitivo de nuestros equipos frente a las variaciones del mercado.

• Cultura organizacional certificada por Building Happiness, reconocimiento que respalda nuestro compromiso con el bienestar, la experiencia de las personas y la construcción de un entorno laboral positivo y enriquecedor.

Modalidad, ubicación y horario:

• Modalidad: 100% Presencial.

• Ubicación: Las Condes, RM.

• Horario: Lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 hrs.

Requerimientos

Estudios mínimos:

• No se establecen requisitos específicos.

Experiencia laboral mínima:

• Al menos 2 años de experiencia en cargos administrativos, coordinación de oficina, office management, asistente de gerencia o roles similares.

Conocimientos mínimos:

• Manejo intermedio de Microsoft Office y Google Workspace (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Calendar, Drive).

• Habilidades básicas de organización, comunicación y atención al cliente.

*Este proceso de selección está abierto a personas con discapacidad, en cumplimiento de la Ley N°21.015, reafirmando nuestro compromiso con la diversidad, la inclusión y la igualdad de oportunidades.