Coordinador(a) Administrativo(a) de Operaciones y Gestión Comercial

Objetivo del cargo
Administrar y coordinar los procesos de atención al cliente, programación de servicios, gestión comercial, facturación, cobranza y requerimientos de insumos, asegurando una operación ordenada, eficiente y con altos estándares de servicio.
Buscamos una persona capaz de gestionar procesos de manera autónoma, anticiparse a los problemas y contribuir a la mejora continua.
Principales responsabilidades
1. Atención de clientes y gestión comercial
• Atender y gestionar requerimientos por WhatsApp, teléfono y correo electrónico.
• Recibir y canalizar solicitudes provenientes de campañas digitales y clientes actuales.
• Preparar y enviar cotizaciones según tarifas y condiciones comerciales establecidas.
• Realizar seguimiento sistemático de cotizaciones y oportunidades comerciales.
• Mantener actualizada la información de prospectos y clientes en el CRM.
• Apoyar la reactivación de clientes antiguos y detectar oportunidades de nuevos servicios.
• Coordinar reuniones y visitas comerciales cuando corresponda.
2. Programación y coordinación de servicios
• Organizar la programación diaria y semanal de servicios técnicos.
• Utilizar herramientas digitales de planificación y optimización de rutas.
• Enviar correos de coordinación y confirmación de visitas a los clientes.
• Realizar seguimiento de confirmaciones mediante correo, WhatsApp y teléfono.
• Coordinar ajustes de agenda y reprogramaciones con el equipo técnico.
• Gestionar solicitudes de emergencia y situaciones operativas imprevistas.
• Verificar el cierre administrativo de los servicios ejecutados: envío de certificados.
3. Facturación, cobranza y administración
• Crear y mantener actualizados los registros de clientes.
• Preparar y emitir documentos de facturación según los procedimientos internos.
• Controlar facturas emitidas, vencimientos y saldos pendientes.
• Realizar seguimiento de cobranza de manera sistemática y profesional.
• Organizar contratos, órdenes de compra y documentación de respaldo.
• Mantener registros administrativos completos y actualizados.
4. Coordinación de insumos y materiales
• Recopilar periódicamente los requerimientos de productos, insumos, equipos y materiales del personal técnico.
• Consolidar las necesidades de reposición según existencias reportadas y programación de servicios.
• Preparar solicitudes de compra para aprobación.
• Coordinar entregas y mantener actualizado el registro administrativo de requerimientos pendientes.
• Alertar oportunamente sobre posibles faltantes que puedan afectar la ejecución de servicios.
5. Atención posventa y reclamos
• Recibir y registrar solicitudes de clientes, reclamos y requerimientos especiales.
• Coordinar las acciones necesarias con el personal técnico.
• Mantener informados a los clientes y hacer seguimiento hasta el cierre de cada caso.
• Escalar situaciones complejas a la gerencia.
6. Control y mejora de procesos
• Mantener actualizados los sistemas de gestión de la empresa.
• Elaborar reportes de programación, cotizaciones, facturación y cobranza.
• Identificar oportunidades de mejora y automatización administrativa.
• Contribuir a la implementación de procesos que permitan el crecimiento ordenado de la empresa.
Requisitos
Indispensables
• Formación técnica o profesional en Administración, Gestión Comercial, Logística o carreras afines.
• Al menos 2 años de experiencia en administración, coordinación operativa o atención de clientes.
• Experiencia utilizando herramientas digitales de trabajo.
• Manejo intermedio de Excel.
• Excelente comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
• Autonomía, responsabilidad y capacidad de trabajar remotamente.
• Orientación al cliente y habilidad para resolver problemas.
Deseables
• Experiencia en empresas de servicios técnicos, mantención, logística, instalaciones o servicios en terreno.
• Conocimientos de facturación electrónica y cobranza.
• Experiencia utilizando sistemas CRM o ERP.
• Manejo de herramientas de automatización e inteligencia artificial.
• Experiencia coordinando agendas de equipos técnicos.
Competencias que valoramos
• Organización y planificación.
• Proactividad y autonomía.
• Orientación al servicio.
• Resolución de problemas.
• Rigurosidad administrativa.
• Capacidad de priorización.
• Habilidades de comunicación.
• Adaptabilidad y disposición al aprendizaje.
-Requerimientos- Educación mínima: Educación media C.H. / Técnica
5 años de experiencia
Conocimientos: Capacidad de coordinación, Gestión de equipos, Resolución de problemas, Cobranza, Facturación, Gestión comercial, Operaciones, Programacion, Supervisión de personal, Atención al cliente
Personas con discapacidad: Sí
Palabras clave: operations, operaciones, salesman, saleswoman, seller, vendedor, comercial, salesperson